Informacja dot. warunków organizacyjno – technicznych doręczania dokumentów elektronicznych.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

W związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1216):

1. Gmina Halinów uruchomiła Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP.

Adres na ePUAP:
http://epuap.gov.pl/wps/portal/E2_ZdarzeniaZyciowe?leId=318&forAdm=false

Adres skrytki na ePUAP:
/UMHalinow/skrytka

W celu złożenia pisma w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta na platformie ePUAP. 

Przekazanie dokumentu następuje poprzez wypełnienie formularza udostępnionego na platformie ePUAP. 

2. Elektroniczna skrzynka podawcza Wrota Mazowsza:

http://www.wrotamazowsza.pl/pl/

Rejestracja Interesanta w Systemie, może odbyć się na dwa sposoby: rejestracja bezpośrednia - za pomocą Portalu e-Urząd; rejestracja pośrednia – z wykorzystaniem konta ePUAP.

• zalogowanie na stronie,
• wyszukanie wniosku - formularza usługi, przy pomocy klasyfikacji usług, drzewa usług lub wyszukiwarki,
• wypełnienie formularza,
• do formularzy można dołączyć dowolny załącznik w zależności od rodzaju sprawy. Wnioski, formularze oraz karty informacyjne dotyczące sposobu załatwienia sprawy dostępne są na stronie BIP urzędu w Katalogu kart usług,
• po wypełnieniu formularza i zweryfikowaniu prawidłowości umieszczonych w nim danych, należy zapisać dokument,
• podpisanie wniosku certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP,
• wysłanie formularza do urzędu.

3. Urząd Miejski w Halinowie umożliwia przekazywanie pism w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Portalu eUrząd, dostępnego pod adresem http://eurzad.halinow.pl

Z usług eUrzędu można korzystać po zarejestrowaniu się i utworzeniu indywidualnego konta użytkownika. Jest to warunek konieczny uzyskania dostępu do części transakcyjnej eUrzędu.

eUrząd jest bezpiecznym systemem informatycznym, dzięki któremu interesant może załatwić swoje sprawy w urzędzie za pośrednictwem Internetu z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego oraz Profilu Zaufanego.

System eUrząd umożliwia:

• Założenie bezpiecznego konta,
• Pobranie interaktywnych formularzy wniosków w sprawach,
• Wypełnienie wniosku i podpisanie wniosku podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym,
• Złożenie wniosku do urzędu za pośrednictwem Internetu,
• Uzyskanie przez interesanta informacji o stanie jego spraw w urzędzie,
• Przesłanie decyzji i pism urzędowych od urzędu do interesanta.

W systemie eUrząd wykorzystano koncepcję bezpiecznych, personalnych kont interesantów podobnych do internetowych kont bankowych oraz technologię bezpiecznych formularzy.

Zapewniono dzięki temu bezpieczną dwustronną komunikację pomiędzy interesantem i urzędem oraz udostępnianie interesantowi treści pism dotyczących jego spraw w urzędzie.

 

Wymogi dla dokumentów elektronicznych:

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

2. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej wynosi 10 MB.

3. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządzane są w formacie XML na podstawie ogólnego wzoru dokumentu elektronicznego umieszczonego w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych.

Formaty danych, w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism (załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. (Dz. U. Nr 206, poz. 1216):

Format danych	Zastosowanie formatu	Organizacja ustalająca format	Norma
.doc	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Microsoft Corporation
.docx	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Microsoft Corporation
.gif	grafika rastrowa	CompuServe
.jpg (.jpeg)	grafika rastrowa	Joint Photographic Experts Group	ISO/IEC 10918
.ods	arkusz kalkulacyjny	Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)	ISO 26300
.odt	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)	ISO 26300
.pdf	sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką	Adobe Systems Incorporated	ISO/IEC 32000
.png	grafika rastrowa		ISO/IEC 15948
.rtf	sformatowany tekst	Microsoft Corporation
.svg	grafika wektorowa	W3C
.tif (.tiff)	grafika rastrowa	Adobe Systems Incorporated
.txt	niesformatowany tekst		ISO/IEC 10646
.xls	arkusz kalkulacyjny	Microsoft Corporation
.xlsx	arkusz kalkulacyjny	Microsoft Corporation
.xml	sformatowany tekst	W3C

4. Dokument w wersji elektronicznej może zostać doręczony na następujących informatycznych nośnikach danych:

• Płyta CD/DVD;
• Pamięć USB.

W siedzibie Urzędu Miejskiego w Halinowie należy dostarczyć go do Biura Podawczego, w holu na parterze urzędu, tel. (22) 783-60-20 wew. 132

Uwaga:

• dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem;
• nośnik musi być trwale oznakowany w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację;
• jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki należy umieścić spakowane w jednym pliku (zip).

Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych zostanie potwierdzone dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez Urząd Miejski w Halinowie.

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej Gminy Halinów (halinow@halinow.pl lub dowolny inny adres w domenie halinow.pl) traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do przesłania pocztą elektroniczną wynosi 10 MB.